Pressemitteilungen können ein sehr wirkungsvolles und wichtiges Instrument in der PR-Arbeit sein, wenn du sie richtig einsetzt. Du kannst eine perfekte Pressemitteilung schreiben, um Journalisten auf dein neues Produkt oder deine neue Dienstleistung aufmerksam zu machen. Auch um ein bestimmtes Event vorzustellen und anzupreisen ist eine Pressemitteilung gut geeignet.
Welches Thema ist geeignet für eine Pressemitteilung?
Pressemitteilungen ergeben dann Sinn, wenn du eine neue Firma gründen, neue Arbeitsplätze schaffen und vielleicht auf neue Mitarbeiter hinweisen möchtest. Ebenso bei Firmenjubiläen lohnt es sich eine Pressemitteilung zu schreiben.
Sollte ein Journalist etwas Falsches über dich, dein Unternehmen, oder deine Mitarbeiter öffentlich geschrieben oder erzählt haben, kannst du eine Pressemitteilung schreiben, um das wieder klarstellen zu lassen, z.B. durch ein Dementi. Das sind nur ein paar Beispiele, welche Themen in eine PR-Mitteilung gepackt werden können.
Wer eine Pressemitteilung schreibt, hat in der Regel das Ziel, Medienrezipienten zu gewinnen und zu halten und sich oder sein Unternehmen vorzustellen und in ein gutes Licht zu rücken, ohne dabei zu werbelastig zu werden.
Inhalt einer Pressemitteilung: Was, Warum, Wer, Wie, Wo, Wann
Das entscheidende bei einer perfekten Pressemitteilung sind, neben Struktur und Aufbau, vor allem der Inhalt und der Aufhänger. Selbst wenn das Thema offensichtlich nicht “neu, wichtig und interessant” ist, kann es der richtige Aufhänger dazu machen. Zentrale Fragen, die du dir stellen kannst, um einen guten Aufhänger zu finden, sind zum Beispiel:
“Was könnte für den Leser interessant sein?”, “Interessiert die Neuerscheinung den Leser wirklich?“, “Welche Art der Mitteilung würde ich selbst weitersagen?”, damit versetzt du dich zum Beispiel in die Lage der Leser.
Auch die Überschrift sollte den Redakteur “fesseln” und neugierig machen. Aus der Überschrift muss hervorgehen, worum es in der Pressemitteilung geht.
Beim Schreiben der Pressemitteilung ist es wichtig, darauf zu achten, dass man die wichtigsten Fragen direkt klärt. Worum geht es? Um wen geht es? Wo und wann passiert es? Wer ist daran beteiligt. Weiter ausführen kann man dies dann in dem Haupttext.
Sprache und Stil
Fachvokabular hat in Pressemitteilungen nichts verloren. Der Text muss vom Leser sofort verstanden werden. Verzichte ebenso auf lange Sätze, die schlecht strukturiert sind.
PR bedeutet immer noch, Journalisten und Redakteure zügig mit Informationen zu versorgen. Die Sprache ist dabei ganz wichtig. Intelligent gemachte PR zeigt dem Journalisten, dass er ernst genommen wird und nicht nur einer von vielen ist.
Verzichte auf statische Verben und vermeide Substantive. Versuche eher Substantive in Verben um zu wandeln. Wechsle zwischen kurzen und langen Sätzen ab. Schreibe Abkürzungen aus. Wörter wie “Sie, wir, unser” haben in Pressemitteilungen nichts zu suchen. Verzichte auf Superlativen, Wertungen und Phrasen. Schreibe aktiv, nicht passiv. Bleibe sachlich in deinen Informationen.
Was ist beim Aufbau zu beachten?
Die perfekte Pressemitteilung hat in der Regel eine simple, aber festgelegte Struktur. Dem Leser soll ein leicht verständliches Informationsangebot geboten werden. In der Regel ist eine Pressemitteilung kurz und prägnant und nicht zu ausschweifend, wozu es jedoch keine offizielle Regelung gibt. Für gewöhnlich ist eine Pressemeldung 250-500 Wörter lang.
Die Pressemitteilung besteht in der Regel aus einer Überschrift, die sofort erkennen lässt, worum es geht, einer Unterzeile, die als Zusammenfassung des eigentlichen Textes dient, dem Haupttext und am Ende noch die Kontaktdaten und Zusatzinformationen, das sogenannte Boilerplate.
Jeder Redakteur mag es, wenn nicht mehr so viel an der Pressemitteilung geändert oder angepasst werden muss. Deshalb informiere dich am besten über das Medium, indem du veröffentlichen willst und wie der Stil und das Layout zu sein haben.
Welche Besonderheiten gibt es beim Layout und Bildmaterial?
Viele PR-Inhalte lassen sich mit Infografiken gut abbilden. Achte darauf, dass die Grafik und auch das Bild ebenfalls in Grautönen funktioniert, da viele Zeitungen nicht in Farbe drucken können.
Bei Fotos gilt, dass sie nicht nur Beiwerk der Pressemitteilung sind, sondern auch für sich selbst wirken können und sollten. Das PR-Foto muss eine sofort erschließbare inhaltliche Aussage haben. Die Botschaft muss sofort erkennbar sein. Allerdings dürfen die Fotos nicht zu werblich wirken.
Wie versendet man eine perfekte Pressemitteilung?
Der gepflegte Verteiler bleibt die Grundlage erfolgreicher Medienarbeit. Das bedeutet aber nicht, dass man jetzt tausende Kontakte benötigt. Es reichen einige Kontakte, auf die man sich dann aber verlassen können, muss. Du solltest auch für jede Rubrik einen anderen Verteiler anlegen. So ist zum Beispiel, eine Ratgeber Meldung für einen anderen Redakteur interessanter als die Jahreszahlen des Unternehmens. Für die Pressemitteilung werden in der Regel E-Mail, Fax oder spezielle Distributionssysteme verwendet. Aber auch der persönliche Kontakt zu Journalisten wird immer beliebter.
Am häufigsten werden perfekte Pressemitteilungen per E-Mail versendet. Für den Versand deiner Pressemitteilung empfiehlt sich der Einsatz von Mailing-Programmen. Dabei gibt es sehr viele Anbieter von kostengünstig bis kostenpflichtig.
Auch Post und Fax ist ein geeigneter Weg, um die perfekte Pressemitteilung zu versenden, spielt heute aber kaum mehr eine Rolle.
Wo veröffentlicht man eine Pressemitteilung?
Überlege, welche Medien von deinen Zielgruppen genutzt werden. Dabei gilt es an sämtliche Kanäle zu denken, also Print, Online, TV und Radio.
Überlege dir im nächsten Schritt, durch welche Kanäle du gehen willst. Setze dich mit Redaktionen zusammen. Mit ihnen gemeinsam kannst du überlegen, welche Rubriken in bestimmten Medien für deine PR-Inhalte interessant sind.
In einer Lokalredaktion sind Lokalnachrichten interessant, weniger aber Servicemeldungen. Das bedeutet, dass die Lokalredaktion allgemein über dein Unternehmen berichten kann, aber keine Pressemitteilung über eine Produktrubrik deines Unternehmens veröffentlichen wird. Je mehr Gedanken du dir über deine verschiedenen Rubriken machst und wo sie hingehören, desto größer fallen die Kommunikationschancen aus, da die perfekten Pressemitteilungen direkt an den richtigen Verteiler weitergegeben werden.
Die Adressen der Redaktionen lassen sich ganz einfach über das Internet herausfinden. Natürlich kann man dafür aber auch spezielle Anbieter helfen lassen, da die Suche im Netz sehr langwierig sein kann.
