Diesmal stelle ich 6 Tools und Programme vor, die das remote Zusammenarbeiten deutlich vereinfachen. Damit jeder seinen Favoriten finden kann, stelle ich hier mehrere Tools vor. Natürlich ist diese Liste nicht vollständig, sondern zeigt nur 6 beliebte Tools auf.
Zoom
Mit Zoom lassen sich Videokonferenzen sehr gut durchführen. Einer der grössten Vorteile ist hier, dass sich die Teilnehmer nicht extra für Zoom anmelden müssen. Für Outlook ist eine entsprechende Erweiterung vorhanden, damit der Link direkt versendet werden kann. Ein deutlicher Schwachpunkt ist die Bildschirmteilung, welche eher instabil ist. Auch einige Sicherheits- und Datenschutzaspekte darf man nicht ausser Acht lassen. Daher sollte sich jeder im Vorfeld über die Nutzung entsprechend informieren.
Microsoft Teams
Mit der kostenlosen Version können bis zu 50 Teammitglieder via Chat oder Instant Messaging miteinander kommunizieren. Dies sollte mehr als ausreichend sein. Ausserdem können Business-Apps, wie z.B. GitHub oder Trello eingebunden werden. Innerhalb des Programms können bis zu 15GB grosse Dateien verschickt, direkt angesehen und bearbeitet werden. Da die Office 365-Apps direkt integriert sind. Natürlich sind auch (Video) Anrufe hierüber möglich. Per 31. Juli 2021 wird Skype for Business Online abgeschaltet, daher bietet Microsoft hier eine gute Alternative.
Slack
Auch Slack ist ein Instant-Messaging-Dienst, welcher sich gut für die Nutzung bei Remote-Arbeiten eignet. Die Einrichtung verscheidener Channels ist besonders sinnvoll, damit die Kommunikation zielgerichtet stattfinden kann.
Die Einbindung von Google Drive, Trello und Asana ist hier ebenfalls möglich. Was ich jedoch schade finde ist, dass Screensharing nur in der kostenpflichtigen Version zur Verfügung steht. Auch das gesendete Nachrichten nach einiger Zeit nicht mehr einsehbar sind, empfinde ich als weiteren Nachteil. Wer lieber seine Verläufe langfristig einsehen möchte, sollte sich besser für einen anderes Tool entscheiden.
Evernote
Evernote wird sehr gern als Notizen-App auf dem Smartphone verwendet. Doch Evernote kann einiges mehr. So ist es ebenfalls möglich Termine, Aufgaben, E-Mails und Kontakte zu verwalten. Aber die zentrale Rolle spielen die Notizbücher. Diese können zwar geteilt werden, jedoch ist es nicht möglich zeitgleich mit mehreren Nutzern in einem Notizbuch zu arbeiten. Erst wenn das Buch geschlossen und synchronisiert wurde, kann ein anderes Teammitglied es bearbeiten. Diesen Punkt lösen andere Tools deutlich besser.
Asana
Mit Asana ist es möglich, komplexe Projekte in Teilaufgaben zu zerlegen und so die Arbeitsabläufe übersichtlich darzustellen. Ich nutze Asana sehr gern für die Erstellung eines Redaktionsplanes. Doch es ist so viel mehr damit möglich. Hier ein kleiner Auszug aus den Funktionen: Zeitleisten, Formulare, Ziele/ Meilensteine, Portfolios, Berichte und Automatisierungen.
Diese Funktionen stehen jedoch nicht vollumfänglich bei der kostenlosen Version zur Verfügung. Doch die Premium-Version kann ich nur empfehlen. Gerade die Formulare für Routine-Aufgaben sehr zu empfehlen. Die Zeitersparnis ist nicht zu verachten und die Abläufe finden automatisiert statt.
Trello
Das auf der japanischen Kanban-Methode basierende Tool Trello ist bei virtuellen Assistenten sehr beliebt. Wer jemals nach Kanban gegooglet hat, wird sich evtl. erschrecken, doch es wirkt viel komplexer als es tatsächlich ist. Innerhalb kürzester Zeit kann man sich problemlos einarbeiten. Trello bietet auch selbst ein kleines Tutorial hierfür an.
Auch sind in der kostenlosen Version bereits die wichtigsten Funktionen enthalten. Hinzu kommt, wie bereits erwähnt, dass sich Trello sehr leicht in andere Programme einbinden lässt.
